Prisionero de los procesos… ¡Y de las reuniones

 

Hoy escribe... Fernando Grosso, Director Ejecutivo del CEDELI

 

Ya advertíamos en una entrada anterior acerca de la necesidad de liberarnos de las “trampas” que nos tienden los tecnócratas al momento de diseñar los procesos organizacionales, pero también convengamos que muchas veces los propios gerentes se tienden sus propias trampas a partir de sus prácticas y algunos rituales perniciosos de su cotidianeidad.

 

Una de las trampas más características y difundidas en este sentido son las pomposamente llamadas “reuniones de equipo”… La mayor parte de las veces mal conducidas, desordenadas, desgastantes y como consecuencia, absolutamente inútiles.

A menudo escuchamos decir que en los ambientes laborales contemporáneos todos vivimos enfermos de “reunionitis” y la verdad que esto es rigurosamente cierto: las reuniones sin sentido se han convertido en uno de los factores más importantes de improductividad (¡y también de hastío emocional!) para la amplia mayoría de las personas.

Creo que la mayoría de los ejecutivos deberían pensar varias veces antes de decidir convocar a una reunión: de movida, y como recomendación más básica: jamás debería convocarse a una reunión para comunicar decisiones sobre cosas que pueden transmitirse individualmente con mayor eficacia a las personas.

Decididamente no tiene razón alguna convocar a una reunión para “informar” sobre cosas que se ya se han resuelto y mucho menos utilizar el espacio como una especie de “puesta en escena” para imaginar una especie de consenso o acuerdo colectivo con aquello que ya está decidido: no genera otra cosa que fastidio y la sensación de completa pérdida de tiempo.

Si no hay nada para discutir en serio (o no se va a considerar siquiera un espacio franco de disidencia)… ¿Cuál es el sentido de reunirnos?: Obtener la ilusión de una conformidad que no existe.

Y si en todo caso, realmente tenemos la vocación de generar acuerdos con los integrantes de nuestro equipo: ¿No sería más práctico conversar las cosas individualmente para que cada uno se sienta menos condicionado al momento de exponer su postura?

Algunos piensan ingenuamente que las personas se sincerarán en términos absolutos estando frente a todo el grupo y la verdad es que esto no va a ocurrir (o en todo caso va a ocurrir en casos muy excepcionales como veremos más adelante): la amplia mayoría de las personas tratarán de ser políticamente correctas y no se arriesgarán a quedar expuestas en posturas disonantes en forma pública.

Otros, por el contrario, prefieren las reuniones fuertemente directivas y escasas de participación para evitar el riesgo de tener que enfrentar una gran catarsis colectiva. Y la verdad que esto puede ocurrir si el deterioro del clima social del grupo ha avanzado lo suficiente… Si esta es la situación, razón más para generar las reuniones individuales en las que la gente pueda descargarse en un marco mucho menos condicionado por la mirada de los otros.

Estos espacios de desahogo son indispensables (si no dejamos que la gente saque toda la mierda afuera, seguirá habiendo mal olor), pero el lugar para promover ello no es el ámbito de una reunión.

Tampoco servirá de mucho realizar reuniones para descargarnos nosotros o imaginar una suerte de “correctivo generalizado” cuando no estamos satisfechos con el rendimiento del grupo. Esto decididamente es una gran torpeza. Hay que admitirlo: nadie responde a arengas del tipo “ustedes son los malos”…

La inutilidad e inconveniencia de la mayoría de las reuniones de trabajo que se convocan queda aún más evidenciada en el marco del creciente “trabajo remoto” y la difundida utilización de tecnologías de comunicación digital para la realización de encuentros virtuales: todo lo observado y criticado sobre las malas reuniones presenciales, en forma virtual se torna decididamente patético.

Las reuniones de trabajo, las buenas reuniones, son un recurso que puede ser sumamente útil para consolidar el grupo y encaminarlo a convertirse en un verdadero equipo de alto rendimiento, pero abusar de ellas o mal utilizar sus fines puede conducir a resultados desastrosos.

En todo caso, existen solamente tres razones para realizar una reunión de trabajo con el equipo en conjunto: cuando realmente necesitamos utilizar el talento conjunto para generar alternativas sobre un determinado problema (evitando desde ya el “asambleísmo” decisorio), cuando necesitamos generar un ambiente motivacional colectivo en ausencia de presiones decisorias y cuando la reunión tiene esencialmente un fin social (aumentar el sentido de pertenencia, socializar normas o reforzar rituales positivos para la dinámica grupal)… ¡Todo el resto bien vale desecharlas definitivamente de nuestra agenda!

Hemos dicho en muchas ocasiones que la gerencia tiene la obligación de ser participativa (aunque no democrática…), pero saturar de reuniones a nuestros colaboradores no contribuirá en nada a ello.